El efecto de un registro manual de vacunas: un millón de dosis aplicadas no figuran en el sistema oficial

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El efecto de un registro manual de vacunas: un millón de dosis aplicadas no figuran en el sistema oficial

Si bien hay personas dedicadas a volcar las fichas de papel de cada vacunado contra la covid-19 a un sistema digital, hay una brecha tecnológica que impide hacerlo de forma oportuna, ya que gran parte del proceso inicial se hace de forma manual. La falta de un registro actualizado en el país eleva el riesgo de que se coloquen dosis en forma indebida y retrasa trámites ciudadanos.

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Fichas llenadas por enfermeras que luego deben ser digitalizadas. Foto: Rocío Romero

Alejandro Romero recibió la segunda dosis de la vacuna contra la covid-19 en el distrito de Las Lomas, en Piura, hace cuatro meses; pero esta no aparece en su carné digital de inmunizaciones del Ministerio de Salud (Minsa) ni en la página web Pongo el hombro. Es más, esta última plataforma muestra que no se le ha aplicado ninguna vacuna. A sus 69 años, teme que no sea incluido en la programación de la dosis de refuerzo.

A través de las redes sociales, centenares de ciudadanos han manifestado problemas similares al de Alejandro e incluso hay quienes teniendo su carné físico de vacunación han sido impedidos de recibir la segunda dosis, porque su primera vacuna no fue registrada en el sistema digital. En julio, la Defensoría del Pueblo solicitó a la Dirección de Redes Integradas de Salud (Diris) Lima Centro que ingresara a tiempo los datos de quienes fueron inmunizados, justamente por los mismos problemas que se detallan.

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Reclamos por demoras en el registro de las vacunas. Foto: Twitter

El problema está en que no son casos anecdóticos. A nivel nacional hay un millón doscientas mil vacunas que, hasta la semana pasada, no habían sido registradas en el sistema digital de vacunación HIS-Minsa. Estos datos fueron explicados por la propia directora de Inmunizaciones del Ministerio de Salud, Gabriela Jiménez, en una entrevista que le hizo Salud con Lupa y para la que la funcionaria convocó a su equipo técnico.

Esta brecha, que varía con el tiempo, distorsiona el análisis de datos y no ayuda a tomar las decisiones más precisas en el contexto de la pandemia. 

Para el ingeniero electrónico y exmiembro de Open Covid, Juan Carbajal, ahora puede haber 4 millones 300 mil personas registradas que recibieron la primera dosis y no la segunda, pero en realidad esa cifra podría ser menor. “Hemos notado que tras las vacunatones nos decían: se aplicaron tantos millones de vacunas, pero cuando uno va al HIS-Minsa apenas está el 80% de información sistematiza”, dice Carbajal. Además, resalta que se debería hacer un esfuerzo de actualización en materia tecnológica.

En setiembre, según un acta del Consejo de Ministros, el ministro de Economía y Finanzas, Pedro Francke, consultó cómo iba este registro en línea con el fin de analizar la posibilidad de abrir actividades económicas para quienes hayan recibido las dos dosis. Sin embargo, el viceministro de Salud Pública, Gustavo Rosell, respondió que hay demoras en el envío de información de las zonas rurales y se trabaja en el cierre de brechas. El titular del Ministerio de Salud reconoció que esta es una de las debilidades de su institución.

El déficit de datos digitalizados también perfila otro escenario: la aplicación de terceras dosis cuando no es correspondida. Las normativas del Minsa detallan que antes de proceder con la vacunación se debe verificar que la persona esté programada en la web Pongo al hombro y, por medio del carné digital de vacunación, ver si ha recibido alguna vacuna; pero si la información no está registrada, el ciudadano podría burlar al sistema e inmunizarse una vez más, o incluso combinar vacunas.

Cuando inició el proceso de vacunación en el Perú, la digitalización era realizada por trabajadores de las Direcciones de Redes Integradas de Salud (Diris) o Direcciones Regionales de Salud (Diresas), pero el avance era lento porque, además, tenían que realizar actividades propias de sus puestos. Debido a ello, el gobierno emitió un decreto de urgencia para que médicos, enfermeros y personal administrativo de diversas instituciones de salud registrasen digitalmente la información fuera de su horario laboral. Para estas actividades, realizadas entre junio y agosto, se destinaron S/ 128 millones.

El 17 de setiembre la estrategia cambió y mediante otro decreto se autorizó la contratación de digitadores para el resto del 2021. El exdirector general de la Diris Lima Sur, Alberto Tejada, cuenta que entre ambas normas hubo dos semanas que no había personal dedicado a esta actividad; por lo tanto, la digitación recaía en trabajadores de la Diris, y era lento, o se usaba el presupuesto de la institución para contratar a terceros.

Estas medidas no han sido suficientes para mantener la información actualizada. La Contraloría General de la República advirtió que, entre mayo y agosto, 1874 vacunas aplicadas en el centro de salud El Bosque, en La Victoria, no habían sido registradas. Trece días después seguía habiendo un déficit de 1274 casos. El panorama se vuelve más complejo ante el inicio de la aplicación de las dosis de refuerzo.

El camino para digitalizar una vacuna

El día que Sara Chávez fue vacunada en el Complejo Deportivo IPD de San Juan de Miraflores, en Lima, no sabía que, además de recibir su cartilla física de inmunización, sus vacunas debían ser registradas en el HIS-Minsa, una plataforma que contiene información médica de cada individuo. Tampoco estaba enterada de que ese registro luego le permitiría obtener un documento digital que certifique sus vacunas y que es solicitado por otros países al momento de viajar. Sus datos tardaron cerca de un mes en aparecer en el sistema.

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Documento que es requerido para ingresar a otros países. Foto: Minsa

Lo que pocas personas conocen es que este proceso se realiza manualmente y muchas veces con retraso. Mientras Sara era inmunizada, una enfermera se encargaba de llenar los datos de su vacunación —como nombres, edad, número de DNI o lote de la vacuna— en una hoja en la que también registraba los datos de otras diecinueve personas. 

Ese documento luego fue llevado al centro de cómputo del vacunatorio donde había un equipo dedicado a tipear cada registro al HIS-Minsa. Eso no solo ocurría en el IPD, sino en el resto de vacunatorios grandes del país. Si la sede no dispone de un equipo como este, las fichas son enviadas a los centros de vacunación que sí cuentan con personal para su transcripción.

San Juan de Miraflores es uno de los trece distritos que conforman la Diris Lima Sur y el que tenía la brecha más grande hasta el mes pasado: 14 mil de las 37 mil dosis que faltaba tipear. Debido a ello, la Diris ha organizado digitatones. Esta actividad se desarrolla durante 48 horas ininterrumpidas para actualizar por lo menos 20 mil registros durante un fin de semana. En cada digitatón, los digitadores realizan la labor que suelen hacer a diario, en jornadas que pueden alcanzar hasta las doce horas de trabajo.

Uno de ellos es David Sánchez, un ingeniero de sistemas de veintitrés años que ha sido contratado para dedicarse ahora a diario a esa tarea. Cada día llega a las siete de la mañana al Polideportivo de Villa El Salvador y junto a otros cuatro colegas empieza a transcribir la información. La meta mínima para él y todos los digitadores en el país es ingresar por hora las vacunas de 38 personas. Mientras transcribe los datos, en el vacunatorio se van acumulando simultáneamente filas de documentos que en algún momento llegarán a sus manos. 

¿Por qué se realiza un registro manual posterior y no en el mismo instante de la vacunación? “Somos un Perú pobre y en crisis, pero se tiene que reconocer otro problema más: nuestro sistema de software y hardware no es bueno”, responde la licenciada Gabriela Jiménez. Ella recuerda que cuando se realizaba el proyecto de digitalización de las historias clínicas encontraron problemas de conectividad en la Amazonía. “Si das una mirada a los centros de vacunación de Lima y Callao vas a encontrar limitaciones en las zonas periféricas. Esa debilidad de acceso a la tecnología hace que nuestros procesos en el interior del país sean lentos”, dice.

En el Perú han existido propuestas para digitalizar procesos dentro del sector Salud como el Registro Nacional de Historias Clínicas Electrónicas; sin embargo, han requerido de un trabajo de varios años. Por ejemplo, este registro se creó el 2013 y el 2017 recién se publicó su reglamentación. El 2019 se aprobó el plan para su implementación que se debería realizar en un estimado de nueve años.  Otro factor, además del tiempo, es el dinero: este año se han destinado S/ 150 millones para que solo 88 establecimientos de las Diris de Lima incorporen las historias clínicas electrónicas.

Gabriela Jiménez comenta que la labor de los digitadores ha contribuido a que la brecha de registros no sea inmanejable, pero también reconoce que no se ha contratado a dichos trabajadores en proporción a la cantidad de vacunadores. Algunos días se han desplazado 3200 brigadas de vacunación a nivel nacional y cada una de ellas tenía que vacunar como mínimo a 90 personas; no obstante, llegaban a recibir hasta 250. Esto empezó a ocurrir conforme aterrizaban más vacunas al país.

Las consecuencias de un sistema manual 

El registro a mano de las dosis colocadas en el Perú no solo genera retrasos en la actualización de las cifras sobre vacunación, también produce errores e incluso manipulación de la información. 

A veces, la escritura de los enfermeros no es legible y el digitador puede interpretar, por ejemplo, un número tres como si fuera un ocho. Esto lleva a que algunas personas figuren como vacunadas cuando no lo están o viceversa, y puedan llegar a pensar que sus identidades han sido suplantadas. Tras una verificación en el sistema la información se puede corregir, para ello la persona podría acercarse a la sede donde fue inmunizada.

Hasta julio, por ejemplo, había cerca de cien denuncias de suplantación en el proceso de vacunación contra el coronavirus. El viceministro de Salud Pública, Gustavo Rossell, confirmó que sí había casos de ese tipo, pero que el 90% se debía a errores en la digitación que finalmente fueron enmendados.

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Protocolo para el uso del HIS-Minsa en la Diris Lima Sur. Foto: Rocío Romero

En este escenario, cada digitador dispone de un usuario y contraseña únicos que permiten identificar todos los registros que ha realizado. Si en algún momento manipula indebidamente el sistema para beneficiar a terceras personas, hay muchas posibilidades de que sea descubierto. En la Diris Lima Sur existen por lo menos veinte casos de este tipo; es decir, digitadores que registraron a personas como vacunadas cuando en realidad no lo están. Estos casos, que son pocos pero graves, se encuentran siendo investigados.

A la par de la sistematización de la información, continúa el proceso de vacunación a nivel nacional. Por esta razón, según la licenciada Jiménez, la brecha de registros “nunca va a llegar a cero”. Menciona que en un momento había 4 millones de registros por completar, luego 3 millones y posteriormente 800 mil. Tal vez la brecha sea nula cuando no se apliquen más vacunas, pero no se sabe si eso ocurrirá en corto plazo o se necesitarán más dosis de refuerzo. Lo que sí queda claro es la necesidad de digitalizar procesos importantes como la vacunación contra la covid-19 en todas sus etapas.

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